A 21. században sokat fejlődött a technológia. Aki a könyvelésben lépést szeretne ezzel tartani, azoknak meg kell ismerni jópár új fogalmat, ami segíti az életüket.
Vegyük végig ezeket sorban:

Felhő alapú könyvelés:
Egy felhő alapú könyvelő szoftver nagyban tudja segíteni a könyvelőt, mivel nem kell futtatni egy szervert 0-24-ben ahhoz, hogy a program automatizmusai tudjanak dolgozni. Elég csak előfizetni a megfelelő szolgáltatásra, ami bárhol bármikor elérhető. Ez magával hozza azt is, hogy távolról, home officeból, akár az ügyfél irodájából vagy akár mobilról is elég legyen egy böngésző, hogy dolgozhassunk, ellenőrizhessük vagy lekérhessünk bármilyen információt.

OCR:
Manapság már egy jó digitális könyvelőprogramtól elvárható, hogy legyen benne valamilyen karakterfelismerő algoritmus. Az OCR segítségével a program egyszerűen le tudja könyvelni a számlák főbb adatát, így ez kiveszi a könyvelés monoton részét és rengeteg időt spórol meg.

API kapcsolatok:
Egy könyvelőprogramnak fontos, hogy együtt tudjon működni más rendszerekkel. Egyrészt a NAV is rákényszeríti a vállalkozókat az Online Számla adatszolgáltatásra, amely egy szintig teher, de egy jó digitális könyveléssel együtt nagyon jó információforrás. De az API kapcsolat jobb, ha nem áll meg csak a NAV felé. Ha olyan rendszert használunk, ami más számlázó szoftverekkel is együttműködik, akkor a könyvelők hamar kapnak naprakész információt, amely a rendszer előre fel tud dolgozni, így a könyvelőnek elég csak ellenőrizni.

Excel:
Lehet sokan nem értenek velem egyet, de véleményem szerint egy digitális könyvelésben hívő könyvelőnek ismernie kell az Excelt is. Az Excel nem csak egy táblázat kezelő és nyilvántartó szoftver, de rengeteg hasznos tulajdonsága is van. Köztük a függvények, amelyek megkönnyítik a munkát. Legyen szó egy egyszerű FKERES függvényről, amellyel táblázatokat lehet összehasonlítani, de akár egy egymásba ágyazott függvényekről. De a számvitel lényegét kiszolgáló PIVOT tábla is sokban meg tudja könnyíteni a munkát. Az igazán haladó felhasználók pedig az egyszerűbb Makró függvényektől sem riadnak vissza.

PSD2:
Az Európai Unió Pénzforgalmi Szolgáltatásokról szóló módosított irányelve és a pénzügyi szolgáltatások szabályozására jött létre és ez határozza a meg a nyílt bankolás alapjait, ami lehetővé teszi a pénzintézeteknek, hogy harmadik fél (így könyvelőprogramok is) naprakészen hozzáférésjenek a banki tételekhez.
Ezáltal megvalósulhat az automatikus bankimport, ami akár napi 4 alkalommal frissül és nem kell többé kézi bank rögzítéssel bajlódni.

Ez az öt alapfogalom ismeretével egy könyvelő el tud indulni a digitalizáció irányába, amivel a munkáját tudja megváltoztatni. Ha kihasználja a digitalizáció adta lehetőségeket, akkor a munka java része nem a számlák kontírozásából és felrögzítéséből fog állni, hanem abból, hogy az ügyfelekkel együttműködve átlássa az ügyfeleik folyamatait, és a főkönyvet az alapján tudja előkészíteni, hogy mi jó az ügyfélnek. Sőt, a felszabaduló idővel olyan plusz szolgáltatásokra is tud időt fordítani, mint például az adótanácsadás. Így a könyvelő és ügyfél között nem csak egy olyan kapcsolat van, hogy szatyorba leadásra kerül a számla és kap cserébe egy fizetendő ÁFA összeget, hanem egy szorosan együttműködő kapcsolat jön létre, amely az ügyfél adózási érdekeit tartja szem előtt.

Mi a Struktúra Coopnál 8-10 éve elkezdtük bevezetni ezeket a rendszereket, melyekben hatalmas segítség a NetAccounting automatizált rendszere. Bizton állítjuk, hogy a fent leírtak a gyakorlatban is működnek. Tudjuk, hogy digitális átállás egy hosszú folyamat, ahol a kollégák és ügyfelek nyitottságára is támaszkodnunk kell, de minden erőfeszítés megtérül.