Kezdjük a fogalmak tisztázásával:
A munkaidő beosztás a munkaidőt rögzíti, vagyis a munkaidő kezdetét és a munkaidő végét.
A jelenléti ív a jelenléteket rögzíti, az érkezés és a távozási időpontját, vagyis többet, mint a munkaidő.

– A Mt. 134. § (2) kimondja, hogy a nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is.
– A munkaidő nyilvántartások formai megjelenésére nincs törvényi előírás.

– A munkaidő beosztást legalább hét nappal korábban, legalább egy hétre előre kell elkészítenie a munkáltatónak és írásban kell közölnie a munkavállaló felé. Ennek hiányában, az utolsó munkaidő beosztás az irányadó.

– A minden héten azonos munkarendben dolgozó munkáltatóknál nem kell a beosztást minden egyes héten kihirdetni, csak a változó beosztásban dolgozóknál van ennek jelentősége.

– Jelenléti ívet minden nap érkezéskor és távozáskor is ki kell tölteni, azaz aki éppen dolgozik annak a munkaidő kezdete legyen beírva, aki hazament annak pedig a munkaidő vége is legyen rögzítve, de ezen kívül szerepeljen rajta az eltöltött munkaidő is.

– A naprakész vezetés törvényi követelménye azt jelenti, hogy a nyilvántartás legalább a nap utolsó órájában 24:00 óráig legyen kitöltve, nem lehet hó végén kitölteni a jelenléti ívet.

– Törvényi előírás nincs arra, hogy a munkavállalónak a jelenléti ívet alá kellene írnia, azonban ez a gyakorlatban mégis érvényesül, hiszen a nyilvántartásnak hitelesnek is kell lennie. Ez a hitelesség legegyszerűbben a munkavállaló aláírásával, igazolásával biztosítható.

– A munkaidő beosztásnak és a jelenléti ívnek is a munkavégzés helyszínén kell lennie.

– A nyilvántartások (munkaidő beosztás, jelenléti ív) vezetése a munkáltató felelőssége, de átruházhatja a munkavállalóra ezt a feladatot, de ettől még nem mentesül e felelősség alól, vagyis egy esetleges ellenőrzés során feltárt hiányosságok miatt a munkáltató büntethető, nem a munkavállaló!

– Fontos, hogy a hatósági, a munkáltatói és a munkavállalói oldalról is bármikor elérhetőek és ellenőrizhetőek legyenek ezek a nyilvántartások.

Gyakorlatban nagyon sok cég, szóban állapodik meg a munkavállalóval, mi a munkaideje, vannak olyan esetek is, amikor rugalmas beosztásban dolgozik a munkavállaló és senki nem kontrollálja, nem vezeti a nyilvántartást a ledolgozott óráiról, nem kap munkaidő beosztást. Kerüljük ezt a fajta laza hozzáállást a fenti témához, mert elég komoly munkaügyi bírságokat lehet kapni a jogszabály megkerüléséért.